Teslimatları işlem adlarından ayırın
Ön araştırma denildiğinde hangi kaynağın ve benzerlik kapsamının kullanılacağını sorun. Başvuru hizmetinde son kapsamı kimin hazırladığı, kimin onayladığı ve işlem kayıtlarının nasıl teslim edildiği anlaşılmalıdır. Takip hizmetinde ise bildirimlerin hangi yolla ve hangi sorumluya iletileceği açıklanmalıdır.
Sözleşmede firma unvanı, temsil ilişkisinin niteliği ve dosyayı yürütecek kişinin rolü tutarlı olmalıdır. Kayıtlı vekil bilgisi varsa resmî sicilden doğrulanabilir. Bir internet sitesi adı tek başına hizmeti hangi tüzel veya gerçek kişinin vereceğini göstermez.
İstisnaları başlamadan okuyun
İtiraz, savunma, eksik tamamlama, yeni kapsam ve yurtdışı işlemleri başlangıç teklifi dışında olabilir. Bunların dahil olmaması tek başına olumsuzluk değildir; belirsiz bırakılması karşılaştırma sorununa dönüşür. Ek işlemin başlaması için hangi onayın aranacağını ve maliyetin nasıl bildirileceğini netleştirin.
Temsili örnek: Bir teklifte sınırsız takip yazmaktadır, ancak itiraza cevap hazırlığı açıklanmamıştır. Müşteri bunun dahil olduğunu varsaymak yerine takip ile dosya içeriği hazırlama arasındaki farkı sorar. Cevap sözleşmeye veya ek kapsam listesine girer. Böylece aynı kelime farklı taraflarda farklı beklenti oluşturmaz.
Sorumluluk matrisiyle belirsizliği azaltın
Her iş için hazırlayan, onaylayan, gönderen ve bildirim alan kişiyi ayrı yazın. Aynı kişinin birkaç rolü olabilir; önemli olan rolün boş kalmamasıdır. Özellikle mal/hizmet listesi son onayıyla resmî gönderim arasındaki ilişki açık olmalıdır. İşletmenin teknik veya ticari bilgisini kimin sağlayacağı da görünmelidir.
Acil bildirim geldiğinde yalnız genel e-postaya gönderilecek ifadesi yeterli olmayabilir. Birincil muhatap ve yedek kişinin şirket tarafından belirlenmesi yararlıdır. Kişi değişirse güncelleme yöntemi açıkça bilinsin. Hizmet sağlayıcının yanıt süresine ilişkin özel taahhüt varsa bu gerçek sözleşme metninde görülmelidir; varsayımla eklenmemelidir.
Örnek rapor ve sözleşmeyi doğru okuyun
İzinli ve anonimleştirilmiş örnek rapor, teslimatın biçimini anlamaya yardım eder. Ancak başka dosyadaki sonuç veya başarı sizin dosyanızın sonucu gibi sunulamaz. Örnekte hangi bilgilerin kaldırıldığı ve çalışmanın hangi kapsamda yapıldığı anlaşılmalıdır. Güzel tasarım, kaynak ve gerekçe eksikliğinin yerine geçmez.
Sözleşme örneğinde iş listesi, istisnalar ve ek işlem onayı bölümlerini işaretleyin. Marka tescili başlığı altında mahkeme, yurtdışı temsil veya sınırsız yeni başvuru hizmeti bulunduğunu varsaymayın. Çalışma kapsamı anlaşılmıyorsa aynı konuda açık yazılı açıklama alınması karşılaştırmayı somutlaştırır.
Satın alma kararını kanıta bağlayın
Firma hakkında deneyim iddiası varsa gerçekten sunulan, izinli çalışma örneğine bakın. Başarı yüzdesi, büyük müşteri listesi veya resmî yetki izlenimi doğrulanmadan karar ölçütü yapılmamalıdır. Sicilde görünen vekil bilgisi ile dosyayı fiilen yürütecek kişinin rolü ayrı netleştirilir. Bağımsız doğrulanabilir bilgi, süslü sıfatlardan daha kullanışlıdır.
Temsili bir karşılaştırmada iki firma aynı tutarı verir; biri kapsam ve teslim listesini açıklar, diğerinde yalnız tescil paketi yazar. Müşteri ikinci firmadan açıklama isteyerek girdileri eşitler. Böylece seçim iletişim biçiminden etkilenebilir ama eksik kapsamı varsayımla tamamlayarak yapılmaz. Son onay dosyasında karar gerekçesi saklanır.
Sonuç garantisini teslimat taahhüdünden ayırın
Araştırma raporunun sunulması, belirli kapsamla başvuru yapılması ve dosya bildirimlerinin iletilmesi somut hizmet teslimatlarıdır. Resmî inceleme sonucunun kesin kabul edilmesi ise aynı tür taahhüt değildir. Bir teklifte garanti yazıyorsa bunun ücret iadesi gibi ticari koşulu mu yoksa sonuç iddiasını mı anlattığını açıkça okuyun. Şartların ve istisnaların görünmesi gerekir. Başvuru hakkında hiçbir risk olmadığı izlenimiyle yatırım kararı vermek yerine gerekçeli araştırma ve kapsam onayı üzerinden ilerleyin.
Dosya sizde de düzenli kalmalı
Başvuru ve karar evrakının yalnız hizmet sağlayıcının sisteminde bulunması şirket içi görünürlüğü azaltabilir. Teslim edilecek belgeler ve dosya kapanışında alınacak arşiv listesi belirlenmelidir. Çalışma sona erdiğinde açık işlemler, ücretler ve bildirim sorumluluğu da aktarılmalıdır.
- İşaret, sahip ve mal/hizmet kapsamını teklifin eki yapın.
- Araştırmanın yöntemi ve teslim biçimini öğrenin.
- Başvuru ve sonraki aşamaları ayrı işaretleyin.
- Ek işlem, onay ve ödeme koşullarını okuyun.
- Raporlama aralığı ve acil bildirim yöntemini belirleyin.
- Dosya devri ve arşiv teslimini yazılı hale getirin.
Sık sorulan sorular
Paket adı aynıysa kapsam da aynı mıdır?
Hayır. Aynı ad altında farklı işler sunulabilir. Teslimat ve istisna listesi üzerinden karşılaştırın.
Tescil garantisi teklifin kalitesini gösterir mi?
Başvuru sonucu resmî inceleme ve dosyaya bağlıdır. Garanti ifadesinin hangi ticari koşulu anlattığını sorgulayın; sonucu kesinleştiren bilgi gibi kullanmayın.
Vekil kaydını nereden kontrol edebilirim?
TÜRKPATENT vekil araştırma kaynağından isim veya firma bilgisiyle kontrol yapılabilir. Dosyayı fiilen kimin yürüteceği ayrıca netleştirilmelidir.
