Marka kullanım delilleri: Fatura, katalog ve ekran görüntüsü nasıl düzenlenir?

İtiraz dosyasında beş yıllık ispat koşulu

SMK 19/2’de, 6/1’e dayanan itirazda önceki marka, yeni başvurunun başvuru veya rüçhan tarihinde Türkiye’de en az beş yıldır tescilliyse başvuru sahibinin talebiyle kullanım ispatı gündeme gelebilir. İlgili inceleme yeni başvurudan veya rüçhandan önceki beş yıllık dönem ve itiraza dayanak gösterilen mal/hizmetler bakımındandır.

İspat sağlanamazsa itirazın reddi; yalnız bazı mal/hizmetlerde kullanım gösterilirse incelemenin bu kısımla yürütülmesi kanunda düzenlenir. Bu, bütün markanın aynı işlemde otomatik silinmesi anlamına gelmez. İtirazdaki kullanım ispatı ile ayrı iptal talebi aynı sonuç ve işlem değildir.

Her belgenin neyi ispatladığını yazın

Fatura ticari işlem hakkında bilgi sağlayabilir; ancak işaretin üründe nasıl göründüğünü tek başına göstermeyebilir. Ambalaj fotoğrafı görünümü gösterebilir; fakat tarihi veya satış bağlantısı açık olmayabilir. Farklı belge türleri arasındaki ilişkiyi açıklamak, tek dosyadan bütün sonuçları beklemekten daha tutarlıdır.

TÜRKPATENT marka bölümündeki kullanım ispatı kaynakları, konuya ilişkin resmî başlangıç noktasıdır. Somut dosyada hangi dönem, kapsam ve koşulun ilgili olduğu ayrıca değerlendirilmelidir. Arşiv oluşturmak her belgeyi otomatik yeterli delile dönüştürmez.

Tarih ve kaynağı korunmuş kopyalar saklayın

Web görüntülerinde sayfa adresi, alınma zamanı ve görselin bağlamı kaydedilmelidir. Yalnız kırpılmış bir ürün adı, sitenin veya satışın ne olduğunu anlatmayabilir. Orijinal dosya ile paylaşım için anonimleştirilmiş kopyayı ayrı tutun. Müşteri bilgilerini gereksiz kişilere göndermeden inceleme için uygun yöntem belirleyin.

Temsili örnek: Bir işletme eski ambalaj fotoğrafını tarihli bir satış faturasıyla eşleştirir. İki dosyanın aynı ürün dönemine ait olduğunu açıklayan kısa bir indeks hazırlar. Bağlantı kesin değilse bunu belirtir; fotoğrafın tarihini sonradan değiştirerek boşluğu kapatmaz. Tutarlı açıklama, iddianın sınırını da gösterir.

Belgeyi dört soru üzerinden etiketleyin

Her belgede tarih, yer, işaret ve ilgili mal/hizmet ilişkisini inceleyin. Bir sorunun cevabı belgede yoksa başka kayıtla açıklanabilir; hiçbir dayanak yoksa belirsizlik olarak işaretlenir. Tarihli olmak, belgenin bütün ilgili kullanım sorularını cevapladığı anlamına gelmez. Belge etiketleri değerlendirmeyi yapan kişinin sınırları görmesini sağlamalıdır.

İşaretin farklı sürümleri için ayrı etiket kullanın. Eski logo, yeni logo ve yalnız kelime kullanımını aynı dosya adında eritmeyin. Kayıtlı işaretle bu sürümlerin ilişkisi somut dosyada ayrıca değerlendirilir. Arşiv bunu kendi başına çözen hukukî sonuç tablosu değil, doğru bilgiyi erişilebilir kılan araçtır.

Örnek belge indeksi nasıl hazırlanır?

İndekste sıra numarası, dosya adı, belge türü, tarih kaynağı, ürün/hizmet ve kısa açıklama bulunabilir. Bir katalog sayfasını faturaya bağlayan ilişkiyi yazın. Belgenin kimin tarafından düzenlendiği ve işaretin nerede görüldüğü de gerektiğinde açıklanır. Böylece onlarca ek arasında aynı açıklamanın hangi belgeye dayandığı anlaşılır.

Temsili dosyada bir kampanya ekranı, tarihli katalog ve satış kaydı birlikte bulunur. Katalogdaki ürün kodu satış kaydıyla ilişkilidir; kampanyadaki işaret ise başka logo sürümüdür. İndeks bu farkı gizlemez. Değerlendirme ilgili dönem ve kapsam için hangi belgenin ne ölçüde katkı sağlayacağını ayrıca ele alır.

Rutin arşiv ile uyuşmazlık paketi farklıdır

Rutin arşiv geniş olabilir; somut işlem için gönderilecek paket ilgili belge ve dönem seçilerek düzenlenir. Bütün şirket arşivini karşı tarafa veya herhangi bir danışmana göndermek gerekli olmayabilir. Yetkili erişim, gizlilik ve paylaşım kapsamı belirlenmelidir. Orijinal dosyalar korunduğu için seçilmiş paket daha sonra denetlenebilir.

Son kontrolde ek numaralarıyla açıklama metni karşılaştırılır. Kişisel bilgiler anonimleştirilmişse ilgili kanıtın anlaşılması için gereken alanların kaybolmadığı doğrulanır. Anonim kopyanın yanında orijinalin nerede tutulduğu kayıt altına alınır. Arşiv çalışmasının sonucu resmî kabul veya kesin yeterlilik iddiası olarak raporlanmaz.

Kullanım ispatının dönemi belge sayısından önce gelir

Somut bir kullanım ispatı talebinde hangi dönemin ve hangi mal/hizmetlerin ilgili olduğu önce belirlenmelidir. Çok sayıda güncel belge, geçmişteki belirli bir dönem sorusunu kendiliğinden cevaplamaz. Aynı şekilde eski tarihli fakat farklı işaret veya faaliyetle ilgili belge de sınırlı katkı sağlayabilir. Arşiv indeksi bu ayrımları görünür hale getirmelidir. Değerlendirmeye sunulan paket, talebin kapsamına göre seçilir; belgelerin ciddi kullanım koşulları bakımından ne gösterdiği ayrıca incelenir. Dosya sayısı hiçbir aşamada otomatik yeterlilik puanı değildir.

Düzenli arşiv, son dakika telaşını azaltır

Arşivi ürün veya hizmet grubu ve dönem bazında düzenleyin. Aynı işaretin farklı sürümleri varsa her sürümün ne zaman kullanıldığını gösterin. Dosyaları yalnız pazarlama ekibinin kişisel bilgisayarında bırakmak yerine yetkili erişimi olan kurumsal düzende tutun. Bir işlem bildirimi geldiğinde ilgili bölüm seçilerek incelenebilir.

• Belgeye değişmeyen bir sıra numarası verin.
• Tarih, kaynak, işaret ve ürün bağlantısını kısa açıklayın.
• Fatura, ambalaj, katalog ve web kaydını ilişkilendirin.
• Orijinal dosyayı düzenlenmiş kopyadan ayırın.
• Tekrarlanan ve ilgisiz belgeleri işaretleyin.
• Somut işlem için ilgili dönem ve kapsamı ayrıca doğrulatın.