Marka başvurunuza itiraz gelirse karşı görüş dosyası nasıl hazırlanır?

İtirazı iddia başlıklarına ayırın

İtiraz edenin kim olduğunu, hangi kayıt veya gerekçeye dayandığını ve hangi mal/hizmetlere yöneldiğini çıkarın. Aynı dosyada birden fazla iddia bulunabilir. İşaret benzerliği, kapsam ilişkisi ve kullanım kayıtları gibi farklı konuların belgelerini ayrı düzenlemek incelemeyi kolaylaştırır.

Yalnız size gönderilen kısa e-posta özetini esas almayın. Resmî bildirim, itiraz metni ve ekleri birlikte görülmelidir. Hangi cevap yolunun açık olduğu ve takvim bilgisi resmî evrak üzerinden doğrulanır. Eksik eki daha sonra bulurum düşüncesi, karar hazırlığını gereksiz daraltabilir.

Cevabı gerçek kullanım ve kapsamla ilişkilendirin

Başvurunuzdaki işaret örneği, onayladığınız mal/hizmet listesi ve varsa araştırma raporunu hazırlayın. İşaretin neden seçildiği ve fiilen nasıl kullanıldığı açıklanabilir; fakat pazarlama hikâyesi tek başına bütün itiraz gerekçelerine cevap olmaz. Her açıklamanın hangi iddiayla ilişkili olduğu gösterilmelidir.

Temsili örnek: İtirazda iki farklı önceki kayıt vardır. Başvuru sahibi yalnız birinin logosuna odaklanır. Dosya matrisi hazırlanırken ikinci kaydın kapsamı ve kelime unsuru da ayrı incelenir. Böylece dikkat çekici bir görsel farkın, diğer iddiaların gözden kaçmasına yol açması önlenir.

İddia-delil matrisi nasıl kurulur?

Her iddiaya bir sıra numarası verin. Karşısına itirazdaki dayanak, başvurunuzun ilgili bölümü, cevap için mevcut belge ve eksik bilgi yazılır. Aynı belgenin birden fazla iddiayla ilişkisi varsa tekrar kopyalamak yerine indeks üzerinden bağlanabilir. Bu düzen, önemli bir iddianın yalnız metin arasında kaybolmasını önler.

Matris yalnız belgelerin varlığını değil neyi gösterdiğini de açıklamalıdır. Bir katalog işaretin kullanım biçimini gösterirken tarih konusunda eksik kalabilir. Fatura belirli ticari işlemi gösterirken görsel kullanım için başka belge gerektirebilir. Belgeleri her şeye cevap veren tek dosya gibi sunmak yerine sınırlı katkılarıyla değerlendirin.

Kullanım ispatı ve özel talepleri otomatikleştirmeyin

İtirazın dayanak kayıtları ve tarihleri görüldükten sonra kullanılabilecek özel taleplerin koşulları incelenir. Her dosyaya aynı hazır talebi eklemek, gerekliliğin sağlandığını göstermez. Kullanım ispatı sorusu gündeme gelirse ilgili dönem ve mal/hizmetler açıkça tanımlanmalıdır. Resmî kılavuz ve güncel kurallar somut evrakla birlikte okunur.

Ticari olarak markayı kullanıyoruz beyanı ile usule uygun hazırlanmış delil dosyası aynı şey değildir. Kullanımın kim tarafından, nerede ve hangi işaretle yapıldığı açıklanmalıdır. Grup şirketi, lisanslı kullanıcı veya farklı logo sürümü varsa bu ilişkiler de saklanmadan gösterilir. Sonuç için eksik bilgi tahminle tamamlanmaz.

Cevap metnini teknik kalite kontrolünden geçirin

Metindeki numaralar, kayıt adları ve kapsam ifadeleri eklerle karşılaştırılmalıdır. Başka dosyadan kalan isim veya yanlış belge numarası ciddi bir anlatım sorunu oluşturabilir. Hazır bir metnin yalnız marka adı değiştirilerek kullanılması, dosyanın gerçek iddialarının ele alındığını kanıtlamaz.

Temsili bir son kontrolde ekip her paragrafın hangi iddiaya cevap verdiğini işaretler. Bağlantısı bulunmayan uzun açıklamalar gözden geçirilir. Gerekçeli cevap, ek indeksi ve son onay aynı sürümden alınır. Gönderim kaydı saklanır ve bundan sonra beklenen işlem portföy takibine eklenir.

Kullanım ispatında önce dayanak kaydın koşulunu kontrol edin

Kanunun 19. maddesinde, 6/1 kapsamındaki itirazlarda belirli tescil yaşı ve talep koşulları altında dayanak markanın kullanımına ilişkin ispat düzeni bulunur. Buradaki dönem, mal/hizmet ve Türkiye kullanımı unsurları somut dosyada birlikte incelenmelidir. Bu yüzden bütün eski kayıtlara tek cümlelik aynı talep eklenmez. Dayanak markaların tarih ve kapsamlarını ayrı listelemek gerekir. Birden fazla marka varsa koşulların her biri için aynı olduğu varsayılmaz; kullanımın yalnız bazı mallar bakımından gösterilmesinin değerlendirmeye etkisi de ayrıca ele alınır.

Son metin ve ekler arasında iz kurulmalı

Ekler numaralandırılır ve metindeki açıklama ilgili belgeye bağlanır. Aynı faturanın farklı kopyaları veya açıklanmamış ekran görüntüleri dosyayı büyütüp anlamını azaltabilir. Kullanım ispatı gibi özel taleplerin koşulları varsa bunlar somut dosyada ayrıca incelenir; her itirazda otomatik aynı talep yapılmaz.

• Resmî bildirim ve bütün ekleri alın.
• İddia, ilgili kapsam ve dayanak kaydı bir tabloda gösterin.
• Kendi işaret ve kapsamınızın doğru sürümünü ekleyin.
• Her iddia için açıklama ve belge ihtiyacını belirleyin.
• Kaynağı belirsiz veya değiştirilmiş görsellerden kaçının.
• Son metin, ek listesi ve işlem takvimini birlikte kontrol edin.